Les médecins sont tenus de transmettre leur facturation pour des services rendus dans les 90 jours de la date du service (encadré 1). Ce délai s’applique à la première facturation du service, mais aussi lorsque le médecin constate qu’il a facturé le mauvais code et qu’il veut facturer un autre code à la place. Comme un médecin se rend souvent compte qu’il a inscrit le mauvais code lors d’un refus de sa facturation par la RAMQ, s’il n’est pas diligent, il peut se retrouver incapable de facturer le bon service après un refus de paiement de la RAMQ.

Il est courant que la RAMQ refuse des demandes de paiement. Plus de 2 % de la facturation initiale est refusée. Le cas échéant, la RAMQ vous en indique la raison, mais les messages explicatifs ne sont pas toujours spécifiques et limpides. Vous disposez alors d’un délai pour corriger les informations erronées sur votre facture et la soumettre de nouveau. Ce délai est de 90 jours depuis la date de l’état de compte sur lequel apparaît la facture, que la RAMQ ait payé la facture (que vous voulez corriger après avoir constaté une erreur ou que la RAMQ n’aurait pas dû payer) ou qu’elle ait refusé de le faire ou ait modifié le montant. L’encadré 2 illustre des raisons fréquentes de refus de facturation.

Par la suite, en cas de refus successifs malgré vos corrections, chaque nouveau refus repousse la date limite pour apporter des modifications tous les 90 jours depuis le plus récent état de compte où paraît le service. Si vous êtes hors délai pour faire des corrections, vous pourriez devoir faire une demande de révision et démontrer que vous étiez dans l’impossibilité d’apporter la modification dans les délais requis. Une telle demande est comparable à une demande de dérogation au délai de facturation initiale.

Lorsque vous êtes dans le délai pour corriger une facture, vous pouvez fournir de l’information pour justifier votre facturation ou tout simplement indiquer votre désaccord à la RAMQ en contestant le refus. Ces deux démarches se font aussi par une demande de révision.

Enfin, lorsque vous êtes hors délai pour transmettre une facture pour un service, vous pourriez également devoir faire une demande de révision pour annuler une facture et en soumettre une nouvelle. Avec cette panoplie d’usages de la demande de révision, on peut comprendre que certains soient mélangés.

Voyons donc les différentes façons de corriger des demandes de paiement selon la nature du problème et selon le délai depuis la date du service (encadré 3).

Correction d’une facture dans les 90 jours de la date du service

Modifier une facture à l’acte dans le délai de 90 jours depuis le service peut se faire à l’initiative du médecin ou de son agence, quand l’un ou l’autre constate une erreur de facturation, même si la RAMQ ne l’a pas refusée ou a payé le montant demandé. Dans le cas du tarif horaire ou des honoraires fixes, la facture doit apparaître sur l’état de compte avant que le médecin puisse faire une demande de révision ou refacturer, même à l’intérieur d’un délai de 90 jours de la date des services.

À l’acte, avec le numéro d’identifiant unique de la facture, il suffit de la repérer et de corriger l’information erronée. Il peut s’agir d’une correction du numéro d’assurance maladie, du numéro d’identification du professionnel demandeur, de la date, du code de visite, du nombre d’unités, de l’heure de début ou de l’ajout d’un élément de contexte. Une fois la correction effectuée, il suffit de soumettre la facture de nouveau. Dans le cas d’un changement de code de visite, il faut supprimer la ligne et ajouter une nouvelle ligne avec le nouveau code. Il est aussi possible d’annuler la facture au complet et d’en soumettre une nouvelle, toujours dans le délai de 90 jours de la date du service.

La modification de la facture est donc le moyen à privilégier dans les rares situations où changer la date de la facture la rend acceptable (encadré 4). Il en va de même quand vous savez ce qui manque ou qui doit être corrigé. Il est ainsi plus simple de modifier une facture à l’acte dans les 90 jours du service.

Après le délai de 90 jours du service, la facture selon le mode à l’acte (payée ou refusée) devra apparaître sur un état de compte pour que le médecin puisse la modifier, en demander l’annulation ou faire une demande de révision. Dans le cas des autres modes, une partie des services doit avoir été refusée pour que le médecin puisse refacturer. Le délai sera alors 90 jours de la date de l’état de compte le plus récent sur lequel est apparue la facture.

Pour le moment, retenez qu’à l’acte, le moyen le plus simple de se faire payer après un refus est de corriger la facture en indiquant le bon code ou en fournissant l’information manquante. C’est la voie à privilégier avant de songer à une demande de révision. Le mois prochain, nous traiterons des autres modalités de correction des factures que nous avons évoquées. D’ici là, bonne facturation !